Use Case: Onboarding

Personalmanager verstehen unter Onboarding den Prozess, der die Aufnahme neuer Mitarbeitenden in eine Organisation umfasst. Ein kostenloses eBook zu diesem Thema kann am Ende der Seite heruntergeladen werden.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Onboarding?

Personalmanager verstehen unter Onboarding den Prozess, der die Aufnahme neuer Mitarbeitenden in eine Organisation umfasst. Hierbei sollen zu dem Unternehmen passende Eingliederungsmassnahmen eine schnelle Integration eines Talents in das Unternehmen fördern. Dazu gehören nicht nur Trainings und Seminare. Es gibt auch spezielle Mitarbeiter, die sich dem neuen Kollegen in den ersten Monaten annehmen und ihn in das Unternehmen einführen. Als eine Art Mentor.

Eine enorme Hilfe beim Onboarding ist auch die Bereitstellung von Listen, Links und Leitfäden in einem passenden System. Hier können sich neue Mitarbeiter selbst die Informationen heraussuchen, die sie benötigen. Das macht vieles effizienter und entlastet die Kollegen.

Onboarding: Die Vorteile

Ein strukturierter Onboarding-Prozess vereint viele Vorteile auf sich:

  • Orientierung für das neue Talent: Der neue Mitarbeitende lernt die Kollegen, Strukturen und Abläufe eines Unternehmens schnell kennen
  • Das neue Talent findet sich schneller ins Team ein
  • Der neue Mitarbeiter wird zielgerichtet in seine Aufgaben eingeführt und wird schnell produktiv
  • Der Neuankömmling fühlt sich schneller im Unternehmen zuhause
  • Das stärkt die Bindung und senkt die Gefahr des Abwanderns in der Probezeit

Onboarding: Der Status quo

Die Bedeutung eines funktionierenden Onboardings steigt derzeit in vielen Branchen. Denn die Personalsituation ist in praktisch allen Bereichen angespannt. Umso wichtiger ist es, dass neu eingestellte Mitarbeiter schnellstmöglich einsatzbereit sind.

Der Grund: Der grassierende Fachkräftemangel. Dieser scheint sich in der Schweiz zwar nicht mehr zuzuspitzen, verharrt aber branchenübergreifend auf konstant hohem Niveau, wie der wissenschaftlich fundierte Stellenmarkt-Monitor von Adecco Schweiz in Zusammenarbeit mit der Universität Zürich zeigt. In den meisten Berufsgruppen liegt die Jahresveränderung in der Anzahl Stelleninserate im Bereich zwischen plus 5 und minus 5 Prozent.

Die Ausnahmen: Das Gesundheitswesen sowie der Bereich Bau und Ausbau. In diesen Branchen waren im Jahr 2019 deutlich mehr Stellenausschreibungen zu verzeichnen. In dem Bericht heisst es dazu: „Die Unternehmen suchten auch im vierten Quartal 2019 vermehrt nach Gesundheitspersonal, und zwar sowohl im Vergleich zum Vorjahr mit einem deutlichen Plus von 17 Prozent als auch im Vergleich zum Vorquartal mit einem leichten Plus von  sechs Prozent.“ Die Stellenausschreibungen in dem Sektor Bau und Ausbau erreichten derweil im Jahresvergleich ein Plus von 12 Prozent.

Onboarding: Die Herausforderungen

In manchen Bereichen ist das Onboarding allerdings ein schwieriges Unterfangen. In bestimmten Berufsfeldern sind im Aussendienst arbeitende Mitarbeiter zum Beispiel häufig ausser Haus. In anderen Sektoren arbeiten sie nicht an einem festen Büroarbeitsplatz, sondern bewegen sich frei im Haus umher. Und in wieder anderen Fällen arbeiten Mitarbeiter in Schichten und sind nicht immer dann vor Ort, wenn gerade eine Onboarding-Schulung stattfindet. Hier ist es nützlich, wenn Informationen orts- und zeitunabhängig ausgetauscht werden können.

Möglich macht das das digitale Gerät, das Mitarbeiter ohnehin immer bei sich haben: Das eigene Smartphone. Die Onboarding-Inhalte können in einer Mitarbeiter-App für das Businessumfeld leicht geteilt werden. Dann sind sie jederzeit abrufbar, wenn der Mitarbeiter sie gerade braucht – egal, wo er sich gerade befindet.

Onboarding: Die Anforderungen

In vielen Arbeitsumfeldern ist es eine Voraussetzung, Wissen im Rahmen des Onboardings sehr gezielt und passgenau mit genau den Mitarbeitern zu teilen, für die dieses relevant ist. Der Hintergrund: Jobprofile werden immer spezieller, sind fachlich häufig sehr zugespitzt und verlangen bereits im Onboarding eine entsprechend zugespitzte Wissensvermittlung.

Daher gehen One-Size-fits-all-Lösungen im Onboarding nicht mehr auf. Stattdessen ist es essentiell, Mitarbeitern genau die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen. Immer dann, wenn sie sie gerade brauchen. Oft tauchen hochspezifische Fragen „on the Job“ auf. Umso besser, wenn der Mitarbeiter dann die passende Wissenslösung zur Hand hat.

Dafür sollten folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Das Unternehmen muss über optimale technologische Voraussetzungen wie eine Mitarbeiter-App, die das zielgerichtete Teilen von Informationen ermöglicht, verfügen.
  • Auch spezifische Lerneinheiten, die das bisherige Wissen vertiefen, sollten innerhalb der App schnell konzipiert und zur Verfügung gestellt werden können.

Onboarding: Risiken

Wer beispielsweise seinen Onboarding-Partner nicht unmittelbar erreichen kann, weil dieser gerade nicht auffindbar ist, greift schnell zum Smartphone, um ihn oder andere Kollegen zu kontaktieren. Häufig bedienen sich Mitarbeiter dann gängigen Messenger Systemen wie WhatsApp. Oft richten sie sogar direkt eine Chatgruppe ein. In der Hoffnung, so schneller an eine Antwort zu kommen.

Wie verbreitet Messenger-Apps im beruflichen Umfeld sind, zeigt eine Studie der Brabbler AG. Fast jeder zweite Studienteilnehmer (41 Prozent) gab an, WhatsApp für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Das sind genauso viele wie im Vorjahr. Von 49 auf 53 Prozent gestiegen ist jedoch die Zahl der Beschäftigten, die WhatsApp auf ihrem geschäftlichen Smartphone installiert hat.

Damit setzen Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber einem erheblichen Risiko aus. Der Messenger liest nämlich die Adressbücher der Mitarbeiter aus und gibt sie ungefragt an die Konzernmutter Facebook weiter, die die Daten in den USA speichert. Das verstösst klar gegen geltendes EU-Recht.

Laut der in Europa geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) bräuchte ein Unternehmen nämlich die schriftliche Einwilligung aller Personen, deren Daten genutzt und verarbeitet werden. Der Messenger greift aber auf Informationen von Personen zu, die das nie erlaubt haben – das ist im Falle von WhatsApp nicht gewährleistet. Damit ist die Nutzung von WhatsApp im professionellen Bereich ein absolutes No-Go.

Die Lösung: Onboarding per App

Unternehmensinterne Mitarbeiter-Apps sind die perfekte Lösung, um das Onboarding reibungslos und datenschutzkonform zu gestalten. Mit ihnen lässt sich aktuelles Wissen zuverlässig und sicher teilen.

Die Funktionen:

  • Dialog für den direkten Austausch zwischen zwei Mitarbeitern

Relevante Themen können in Echtzeit zwischen zwei Mitarbeitern in einer geschützten Privatnachricht diskutiert werden.

  • Chat für dem sicheren Austausch in Gruppen

In sicheren virtuellen Räumen können sich mehrere Mitarbeiter oder ganze Teams im Chat austauschen und Wissen teilen.

  • Quizzes für spielerisches Lernen

Mitarbeiter-Apps können mit den verschiedensten Lern-Inhalten bespielt werden. Etwa mit einem Quiz zu einer neuen Verordnung, mit der sich die Mitarbeitenden auf unterhaltsame Art neues Wissen aneignen können. So tragen Arbeitgeber unkompliziert zur Weiterbildung und Integration der Mitarbeitenden bei.

  • Newsfeed 

Im Newsfeed können neue Erkenntnisse und berufliche Updates zeitnah mit der relevanten Zielgruppe geteilt werden. Eine Kommentarfunktion erlaubt, Inhalte gemeinsam zu diskutieren.

In punkto Datenschutz stehen Anwender mit einer Mitarbeiter-App für den Business-Gebrauch auf der sicheren Seite: Hierüber können sensible interne Informationen sicher ausgetauscht werden. Denn die Datenübertragung erfolgt via Ende-zu-Ende Verschlüsselung, gehostet oder on Premise, nach dem weltweit erprobten ISO-Standard 27001. Mit einer Intranet-App ist der Datenschutz im Unternehmen gewährleistet. Kritische Unternehmensdaten sind sicher aufgehoben und geschützt.

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