So rückt Ihr Team im Home-Office zusammen

Viele Unternehmen haben schnell auf die Corona-Pandemie reagiert und lassen ihre Mitarbeitenden zum Schutz vor einer Ansteckung im Home-Office arbeiten. Das ist nicht ganz leicht. Schliesslich sind wir es gewöhnt, uns miteinander auszutauschen. Aber wer sagt eigentlich, dass der Human Factor im Home-Office auf der Strecke bleiben muss? Sechs Tipps, wie die soziale Zusammenarbeit in der Home-Office-Quarantäne gelingt.

Tipp 1: Verabreden Sie sich zum Digital Lunch

Der Plausch mit dem Kollegen zwischendurch in der Kaffeeküche, der gemeinsame Gang in die Kantine, der Small-Talk vor dem Meeting. All das sind lieb gewonnene Rituale im Arbeitsalltag. Schwierig wird es, wenn dieses Miteinander von einem auf den anderen Moment wegfällt. 

Aber wie heisst es so schön? Jede Krise hat auch ihre positiven Aspekte. Denn Unternehmen haben jetzt die Chance, neue Kommunikationswege auszuloten. Und es gibt viele technische Hilfsmittel, die Teams nah zusammenrücken lassen. Auch wenn sie realiter weit voneinander entfernt sind. 

Wie wäre es zum Beispiel am Morgen mit einem kurzen Team-Video-Call, der bewusst dem nicht-beruflichen Austausch dient? Menschen haben nun einmal Kommunikationsbedürfnisse und die sollten auch erfüllt werden. In der virtuellen Zusammenkunft können alle berichten, wie es ihnen geht, sich austauschen und zeigen, wie es in ihrem Home-Office aussieht und den ersten Morgenkaffee gemeinsam trinken. Ähnlich wie im Büro. Nach einer viertel Stunde geht’s dann wieder an die Arbeit. 

Zur Mittagszeit steht das nächste Team-Happening auf dem Programm: Der digitale Lunch. 

Sprich: Alle Teammitglieder bereiten im Home-Office zur Mittagszeit Ihr Mittagssüppchen vor und treffen sich mit diesem erneut im Videocall, um „zusammen zu speisen“. Klingt vielleicht erstmal komisch, kann aber nach einer gewissen Gewöhnung durchaus lustig sein. Und vor allem: Der informelle Informationsfluss im Team kommt nicht zum Erliegen. So entfremden sich die Mitarbeiter nicht voneinander und der Austausch von Ideen und Tipps steht nicht still. Wahrscheinlich verstärkt sich sogar der Zusammenhalt, weil man gemeinsam eine schwierige Situation meistert. 

Tipp 2: Kommunikation ist im Home Office das A und O

Aber auch um Arbeitsinhalte zu besprechen und sich beruflich auszutauschen, ist eine funktionierende Kommunikation natürlich das A und O. Die Prozesse müssen schliesslich weiterlaufen, auch wenn man sich nicht gegenübersitzt. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen und Teams von Anfang an darauf achten, die Home-Office-Quarantäne mit kontinuierlicher Kommunikation zu füllen. 

Regelmässige Meetings und Jour Fixes bleiben einfach bestehen und können über Videokonferenzen abgewickelt werden. Moderne Conferencing-Systeme bieten zudem die Möglichkeit, den Screen zu teilen, um Präsentationen abzuhalten. Auf diese Weise kann genauso gearbeitet werden, als wäre man gemeinsam vor Ort. 

Tipp 3: Corporate Social Network im Home Office

Am besten sollten Unternehmen aber alle verfügbaren Telemedien einsetzen: Telefonkonferenzen, E-Mails, Chats bis hin zum Corporate Social Network. Denn die Kommunikationsvorlieben der einzelnen Mitarbeiter sind verschieden und bei einem breiten Angebot zur Kollaboration findet jeder das Tool, das zu ihm passt. 

Gerade ein Corporate Social Network bietet Features, die sich positiv auf die Arbeit im Home-Office auswirken. Zum Beispiel sind die alle Mitarbeiter durch die unternehmensinterne Umgebung konstant miteinander verbunden. In einem allgemeinen Stream tauschen sie Informationen, Fotos und Videos aus. So entsteht das Gefühl von Nähe und jederzeit bestens informiert zu sein. Das stärkt die Mitarbeiterbindung. 

Auch die integrierte Chatumgebung ist wertvoll, um das Miteinander zu stärken. Teams, Projektgruppen wie auch einzelne Mitarbeiter haben darüber den direkten Draht zueinander. Arbeitnehmer können verschiedenste Chat-Kanäle erstellen und sich darin austauschen – per App oder am Desktop. So lassen sich offene Fragen schnell klären, einzelne Personen innerhalb eines Teams können ihr Know-how teilen und Wissen wird aktiv geteilt. 

Tipp 4: Teamleader muss sich kümmern

Das gesamte „System“ funktioniert aber nur, wenn der Kommunikations-Ball ständig rollt. Diesen im Spiel zu halten, ist Aufgabe der Führungskräfte. Sie müssen ihre Mitarbeiter dazu motivieren und Anreize schaffen, die vorhandenen digitalen Werkzeuge gewinnbringend im eigenen Arbeitsalltag einzusetzen. Das mag bei einigen Mitarbeitern, die Home-Office-erprobt sind, eine Selbstverständlichkeit sein. Home-Office-Neueinsteiger haben damit vielleicht hie und da ihre Probleme. 

Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte gerade den Part des „Spielmachers“ übernehmen. Sie stossen die digitale Kommunikation im Team immer wieder an, indem sie Telkos oder Videokonferenzen einberufen, mit Mitarbeitenden chatten, Neuigkeiten im Nachrichtenstream des eigenen Business-Netzwerks vermelden und Gruppendiskussionen moderieren. Je stärker die Führungskraft hier mit gutem Beispiel vorangeht, umso wahrscheinlicher ist es, dass Mitarbeiter mitziehen. 

Tipp 5: Die Kraft des gesprochenen Wortes nicht unterschätzen

Wichtig: Beim Einsatz der zur Verfügung stehenden digitalen Medien neigen viele dazu, rasch eine Mail zu schreiben oder eine Nachricht im Chat zu hinterlegen. Das ist richtig und wichtig. Aber nicht nur. Unternehmen sollten ihre Mitarbeitenden dafür sensibilisieren, immer wieder das direkte Gespräch zu suchen. Einfach, weil es Wertschätzung signalisiert. Und: Per Telefon oder Video-Call lassen sich so viele Zwischentöne vermitteln, die bei blossen Nachrichten auf der Strecke bleiben. 

Tipp 6: Transparenz walten lassen

Um eine gute Kommunikation zu gewährleisten ist es ausserdem sehr wichtig, den Teammitgliedern transparent zu zeigen, ob und wie man erreichbar ist. Das macht die Kommunikation erheblich einfacher, weil man einander zuverlässig erreicht. Dazu sollte der eigene virtuelle Kalender immer up-to-date sein und für das Team zugänglich gemacht werden. Mitarbeiter sollten außerdem zuverlässig zu den Zeiten eingeloggt sein, in denen die Regelkommunikation stattfindet. 

Die Beispiele zeigen: In jeder Krise liegen auch Chancen! Nutzen Sie Ihre bereits vollkommen aus?